Volum mare de facturi de la furnizori
Un retailer cu mulți furnizori primește zilnic facturi prin e-mail, pe hârtie și prin RO e-Factura. Procesarea manuală înseamnă timp, erori și plăți întârziate.
Soluții industrii - retail
Automatizarea facturilor furnizorilor, RO e-Factura și integrare ERP
Retailul procesează volume mari de facturi, documente de recepție și contracte. Captarea automată reduce introducerile manuale, elimină erorile de transcriere și oferă control asupra documentelor din toate locațiile.
5 anitermen general pentru documentele contabile
0introduceri manuale cu Efybia activ
< 2hprocesarea facturii într-un flux automat
100%vizibilitate asupra punctelor de lucru
Contextul real
Costul documentelor în retail
Procesarea manuală a documentelor de la mulți furnizori este costisitoare și predispusă la erori, iar neconcordanțele se pot transforma în pierderi financiare.
Gestionarea RO e-Factura
Fișierele XML și mesajele sistemului trebuie descărcate, organizate și legate de fluxurile interne, astfel încât documentele să rămână accesibile și verificabile.
Documente din mai multe puncte de lucru
Un lanț de magazine generează documente în zeci de locații. Centralizarea și verificarea lor devin dificile fără o platformă unitară.
Recepție și inventar
Avizele, notele de recepție și facturile trebuie corelate cu comenzile și stocurile. Neconcordanțele neidentificate la timp se transformă în pierderi.
Contracte cu furnizorii
Contractele-cadru, acordurile de preț și actele adiționale au termene diferite. Reînnoirile pot trece neobservate într-un sistem bazat pe foldere și e-mail.
Audit fiscal
Controalele verifică documentele justificative și corelarea dintre facturi, plăți și stocuri. Documentația incompletă sau greu de localizat generează risc.
Servicii aplicate
Soluții pentru retail
De la captarea automată a facturilor până la corelarea cu recepțiile, integrarea în ERP și gestionarea contractelor furnizorilor.
Arhivare fizică
Documente comerciale depozitate autorizatContractele, documentele de garanție și recepție sunt prelucrate arhivistic și păstrate în spații autorizate, cu acces organizat și termene urmărite.
Arhivare electronică
Facturi și documente comerciale accesibileFacturile și documentele asociate sunt păstrate electronic cu metadate, integritate și trasabilitate, astfel încât să poată fi prezentate rapid la control.
Efybia - Captură facturi
Captură automată din toate surseleEfybia preia facturile din e-mail, RO e-Factura și alte canale. OCR și AI extrag furnizorul, suma, TVA-ul, data și termenul de plată.
Efybia - Corelare
Corelare factură-comandă-recepțieFactura este corelată cu ordinul de achiziție și nota de recepție. Diferențele de preț, cantitate sau furnizor sunt semnalate înaintea aprobării.
Efybia - Integrare
Date transmise direct în ERPDatele validate sunt transmise către ERP, sistemul de gestiune sau aplicația contabilă, fără reintroducere manuală și fără erori de transcriere.
Efybia - Contracte furnizori
Contracte și alerte la reînnoireContractele sunt organizate împreună cu termenele lor, iar persoanele responsabile primesc notificări înaintea expirării sau reînnoirii.
Documente gestionate
Tipuri de documente retail și termene
Facturi furnizori, inclusiv RO e-Factura
Termen general: 5 ani
Contracte comerciale cu furnizorii
Termen: conform obligațiilor contractuale și legale
Note de recepție
Termen general: 5 ani
Avize de expediție
Termen general: 5 ani
Documente de inventar
Termen general: 5 ani
Registre de casă
Termen general: 5 ani
Garanții bancare
Termen: durata garanției și perioada stabilită prin politica aplicabilă
Dosare de personal din magazine
Termen: conform legislației muncii și nomenclatorului aplicabil
Cadrul legal
Legislația relevantă
RO e-Factura
OUG 120/2021, cu modificările ulterioare
Reglementează sistemul RO e-Factura și obligațiile de transmitere. Fișierele sunt disponibile direct timp de 60 de zile, apoi pot fi solicitate din arhiva sistemului.
Documente financiar-contabile
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25
Registrele obligatorii și documentele justificative se păstrează, ca regulă generală, timp de 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite.
Păstrare și acces
Ordinul nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile
Documentele pot fi păstrate pe hârtie sau electronic, cu obligația de a rămâne integre, lizibile și disponibile pentru listare sau prezentare la control.
Protecția consumatorilor
OG 21/1992 și legislația aplicabilă produselor
Documentele de conformitate, garanție și trasabilitate trebuie gestionate în acord cu obligațiile aferente produsului și cu perioada în care pot fi formulate solicitări.
Parteneri de încredere pentru:
Întrebări frecvente
Platforma este scalabilă și poate gestiona volume de la sute la zeci de mii de facturi lunar, în funcție de configurație, sursele conectate și regulile de validare.
Da. Factura poate fi corelată automat cu ordinul de achiziție și nota de recepție. Diferențele de preț, cantitate sau furnizor sunt semnalate înainte ca documentul să intre la plată.
Documentele sunt capturate din fiecare locație și reunite în sistemul central, unde echipa financiară are vizibilitate și poate aplica aceleași reguli de verificare și aprobare.
Fișierele sunt preluate și organizate împreună cu metadatele și istoricul fluxului, astfel încât să rămână accesibile și să poată fi prezentate la control în condițiile legii.
Heliosoly. Arhivăm din 1994
Analiza fluxului de facturi
Dacă gestionați volume mari de facturi sau aveți nevoie să automatizați procesarea și arhivarea lor, ne puteți contacta pentru o analiză a situației existente.
- Răspuns în maximum 1 zi lucrătoare