Arhivare fizică conform legii
Analiza arhivei existente, structurarea fondului documentar, încadrarea documentelor, ordonare, inventariere și definirea pașilor necesari pentru o administrare corectă și sustenabilă.
Consultanță arhivistică
Pornim de la realitatea fiecărei organizații. Analizăm situația existentă, evaluăm cerințele arhivistice și operaționale, identificăm riscurile și conturăm soluția potrivită, de la arhivă fizică și electronică până la eficientizarea fluxurilor de lucru cu ajutorul Efybia.
- Conformitate
- Organizare
- Fluxuri de lucru
30+ani de experiență
500+clienți din sectoare diferite
6 domeniide consultanță
10M+documente gestionate
Consultanță arhivistică
Fiecare organizație are o situație proprie. Consultanța arhivistică pornește din analiza situației concrete a fiecărei organizații. Ne uităm la documentele pe care le gestionați, la obligațiile legale aplicabile, la riscurile existente și la modul în care poate fi construită o soluție clară, coerentă și conformă.
Nu există o formulă universal valabilă. Fiecare proiect are propriul context, propriul volum de documente și propriile cerințe operaționale. De aceea, abordarea noastră este una aplicată și personalizată, de la arhivarea fizică și depozitare până la conversia digitală și arhivarea conform legii.
Consultanța este inclusă în fiecare proiect Heliosoly. Nu lăsăm clientul să navigheze singur prin legislația arhivistică sau să caute singur răspunsuri la întrebări tehnice. Suntem alături pe toată durata proiectului și rămânem aproape și după finalizarea lui.
Organizarea informației și a fluxurilor de lucru
În multe organizații, provocarea nu ține doar de arhivare, ci și de felul în care circulă documentele, informațiile și responsabilitățile între departamente. De aceea, privim fiecare proiect și din perspectivă operațională: unde apar blocaje, unde se pierde timp, unde se fragmentează informația și unde pot fi mai bine structurate procesele?
Scopul este același: mai multă claritate, mai puține intervenții manuale și un mod de lucru mai bine organizat, construit în jurul nevoilor companiei.
Domenii de consultanță
Depozitare și logistică
Evaluarea nevoilor de depozitare, condițiilor necesare, accesului la documente și modului în care arhiva poate fi transferată și gestionată în spații autorizate, în condiții conforme și sigure.
Conversie digitală – Scanare documente
Analiza arhivei pentru digitizare, stabilirea criteriilor de selecție, a structurii de indexare și a modului în care documentele pot fi transformate într-o resursă digitală ușor de accesat și utilizat.
Arhivare electronică conform legii
Evaluarea obligațiilor aplicabile, structurarea documentelor în acord cu cerințele legale și definirea unei soluții conforme pentru păstrarea, accesul, circulația și administrarea acestora în format electronic.
Efybia: Eficiency for your business
Analiza fluxurilor documentelor și informațiilor la nivel operațional, identificarea blocajelor, configurarea etapizată a soluției și integrarea acestora într-un cadru de lucru mai clar și mai eficient.
Avizare și cadru legal
Sprijin în înțelegerea cerințelor aplicabile, pregătirea documentației necesare, relația cu instituțiile competente și implementarea corectă a obligațiilor legale.
Cadru legislativ
Gestionarea documentelor și a informațiilor presupune astăzi mai mult decât respectarea legislației arhivistice. În funcție de specificul organizației, intervin și cerințe legate de securitatea informațiilor, controlul accesului, trasabilitate, păstrarea și circulația documentelor în format fizic sau digital.
Cunoaștem aceste cadre legale și vă ajutăm să le înțelegeți și să le aplicați corect, atât în proiectele de arhivare, cât și în organizarea fluxurilor de lucru susținute de Efybia.
Arhivare obligatorie
Legea 16/1996 — Legea Arhivelor Naționale
Obligația de arhivare, nomenclatorul arhivistic, termenele de păstrare pe categorii de documente, procedura de selecționare și distrugere.
Arhivare electronică
Legea 135/2007 și Ordinul MCSI 493/2009
Cerințele pentru valoarea juridică a arhivei electronice: semnătură electronică calificată, metadate obligatorii, stocare securizată și demonstrabilitate la audit.
RO e-Factura
OUG 120/2021 + Codul fiscal (art. 319) + Legea contabilității 82/1991
Exemplarul original al facturii este fișierul XML cu sigiliul Ministerului Finanțelor. Obligația de păstrare: minimum 5 ani, cu autenticitatea originii și integritatea conținutului garantate. Sistemul ANAF ține facturile disponibile pentru descărcare doar 60 de zile.
Semnătură electronică
Regulamentul eIDAS (UE) 910/2014 și Legea 214/2024
Regimul juridic al semnăturii electronice calificate — efect echivalent semnăturii olografe. Element central al arhivării electronice conforme. Legea 214/2024 a înlocuit, din octombrie 2024, vechea Lege 455/2001.
Protecția datelor GDPR
Regulamentul (UE) 2016/679
Obligațiile privind arhivarea documentelor cu date personale: acces controlat, durate de păstrare, dreptul la ștergere și demonstrabilitate la controalele ANSPDCP.
Documente de muncă
Codul Muncii și HG 295/2025 (REGES-ONLINE)
Obligația întocmirii și păstrării dosarului personal pentru fiecare salariat, cu conținut obligatoriu stabilit prin lege. Documentele relevante pentru drepturile de pensie au termene de păstrare de zeci de ani, conform nomenclatorului arhivistic aprobat în baza Legii 16/1996 — arhivarea electronică asigură lizibilitatea și valoarea juridică pe toată durata.
Parteneri de încredere pentru:
Întrebări frecvente
Exact de la această întrebare. Prima etapă este evaluarea gratuită: analizăm ce documente există, în ce condiții sunt păstrate, dacă există un nomenclator arhivistic aprobat și dacă termenele de păstrare sunt respectate. După evaluare, știți exact unde vă aflați și ce trebuie făcut.
Da. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 obligă fiecare creator de documente să întocmească nomenclatorul arhivistic. Acesta se aprobă de conducerea organizației și se confirmă de Arhivele Naționale sau de serviciul județean competent. Noi elaborăm nomenclatorul și gestionăm întreaga procedură de confirmare.
Selecționarea este procedura prin care se stabilesc documentele cu termenul expirat care pot fi distruse. Presupune o comisie internă, inventar, înaintare spre avizare la Arhivele Naționale și, după obținerea avizului, distrugere controlată cu certificat de distrugere.
Consecințele pot include avertismente, amenzi contravenționale sau, în cazuri grave, răspundere penală pentru distrugerea documentelor obligatorii.
Configurarea se face după modul real de lucru al organizației. Efybia este utilă când documentele circulă între departamente, trec prin mai multe etape și trebuie auditate: de la contracte și aprobări interne până la activități din HR, financiar sau operațional.
Nu doar volumul contează, ci și complexitatea modului de lucru. Platforma este utilă acolo unde există pași de aprobare, termene, verificări și nevoie de trasabilitate, inclusiv în organizații cu volume moderate.
Trecerea începe cu analiza proceselor existente și clarificarea pașilor care trebuie păstrați, simplificați sau restructurați. Apoi configurăm fluxurile astfel încât implementarea să urmeze logica organizației și să fie ușor de folosit de echipă.
Heliosoly. Arhivăm din 1994
Nu știți de unde să începeți? Noi da.
Spuneți-ne care este situația și vă spunem concret ce trebuie făcut, în ce ordine și la ce costuri vă puteți aștepta.
- Răspuns în maximum 1 zi lucrătoare