Preluare și transport securizat
Documentele sunt preluate de la sediu cu mijloace de transport monitorizate GPS (flotă proprie), pe baza unui proces-verbal de predare-primire. Fiecare cutie este în siguranță pe toată durata transportului.
Depozitare documente în spații autorizate
Punem la dispoziție spații de depozitare autorizate de Arhivele Naționale, în Râmnicu Vâlcea și în București, sisteme de gestiune electronică și un lanț de custodie complet documentat. Arhiva ajunge într-un mediu care o protejează pe termen lung și o face accesibilă ori de câte ori este nevoie.
Siguranță tehnică, acces rapid, trasabilitate completă
4.000+ mpspații autorizate
500+clienți din sectoare diferite
30 min accesdocumente în regim de urgență
24/7pază + CCTV + acces controlat
De ce contează?
Depozitarea internă generează riscuri greu de anticipat
Organizațiile care gestionează singure depozitarea arhivei se confruntă frecvent cu spații neconforme, condiții necontrolate, acces dezorganizat. Acestea pot genera probleme la un audit, la un control sau când aveți cel mai mare nevoie de un document pe care nu-l mai găsiți.
Preluăm responsabilitatea pentru depozitarea, gestiunea și accesul la arhivă, cu o infrastructură autorizată și sisteme de monitorizare permanentă.
Ce include serviciul
Managementul arhivei depozitate
Depozitarea arhivei la noi înseamnă transferul responsabilității către un sistem complet, de la preluare și înregistrare până la acces și raportare.
Clasificare și înregistrare în sistem
La recepție, fiecărei cutii i se alocă un cod de bare unic și o locație dedicată în depozit. Datele sunt înregistrate în sistemul electronic de gestiune, corelând codul de bare cu conținutul și inventarul arhivistic.
Gestiune electronică în timp real
Inventarul complet al arhivei este disponibil prin platformă. Puteți verifica oricând conținutul cutiilor și istoricul accesărilor, fără să contactați echipa.
Acces la documente la cerere
La solicitare, orice document poate fi livrat fizic la sediu sau scanat și trimis pe e-mail. Termenele de livrare sunt stabilite contractual. Regim standard și de urgență disponibil.
Sală de consultare la depozit
Spațiu dedicat consultării documentelor direct la locația depozitului, echipat pentru fotocopiere și scanare, pentru situații în care documentul nu poate fi transportat.
Raportare și audit
Orice acțiune asupra arhivei este înregistrată: cine a solicitat, ce document, când și cum a fost livrat. Lanțul de custodie este auditabil în orice moment și exportabil pentru nevoile de conformitate.
Arhivă asigurată
Documentele aflate în custodia noastră sunt acoperite de asigurare pe toată durata depozitării și a transportului. Protecția fizică, procedurală și financiară acoperă toate nivelurile de risc.
Selecționare și distrugere controlată
La expirarea termenelor legale de păstrare, documentele pot fi supuse procedurii de selecționare și distrugere controlată, cu avizul Arhivelor Naționale și eliberarea certificatului de distrugere.
Infrastructura de depozitare
Specificații tehnice
Fiecare parametru al unui depozit de arhivă are un efect direct asupra integrității documentelor pe termen lung. Mai jos sunt condițiile exacte pe care le asigurăm.
Microclimat controlat
Temperatură menținută între 15 și 24°C. Umiditate relativă sub 60%. Înregistrare automată continuă a parametrilor, consultabilă la cerere. Fără lumină solară directă în zona de depozitare.
Securitate 24/7
CCTV în toate zonele de acces și depozitare. Pază permanentă. Control acces pe bază de cartelă magnetică, pe zone autorizate. Sistem antiefracție cu senzori de mișcare.
Protecție antiincendiu
Instalație automată de detectare a incendiului. Rețea de hidranți, stingătoare cu pulbere și senzori de fum în toate zonele. Rafturi metalice proiectate pentru rezistență seismică.
Autorizare și certificare
Depozitele sunt autorizate de Arhivele Naționale ale României. Certificate ISO 9001, ISO 14001 și ISO 27001, auditate anual.
Gestiune electronică
Fiecare cutie are o poziție unică în sistem. Inventarul complet al arhivei este disponibil prin platforma online: conținut, localizare și istoric al accesărilor.
Confidențialitate
Acces strict limitat la personal autorizat, sub acord de confidențialitate. Intervenții doar la solicitarea scrisă a clientului, cu evidență completă. Prelucrare conform GDPR.
Timpii de acces
Cât durează să ajungă documentul la destinație?
Regim standard
Document fizic livrat la sediu: maxim 24 ore de la înregistrarea solicitării.
Document electronic (scanat): maxim 4 ore, încărcat în platforma de document management.
Regim de urgență
Document fizic livrat la sediu: 2–4 ore, cu flota proprie.
Document electronic (scanat): sub 30 minute, pentru documentele indexate.
Solicitările se plasează prin platforma online. Orice solicitare generează o confirmare automată și un număr de urmărire.
Ce obțineți
Avantaje concrete ale externalizării depozitării documentelor
Spațiu eliberat
Fiecare metru pătrat ocupat de documente este un metru pătrat care nu produce valoare. Externalizarea depozitării eliberează imediat spațiu productiv și reduce costul pe mp.
Conformitate legală garantată
Depozitele Heliosoly sunt autorizate de Arhivele Naționale și respectă integral Legea 16/1996. Nu vă asumați riscul unor spații neconforme sau al unor condiții care generează sancțiuni.
Costuri predictibile
Plătiți strict pentru ce utilizați, volumul arhivat, nu spațiu estimat. Bugetul de depozitare devine previzibil și optimizabil de la lună la lună.
Personal specializat
Gestionarea arhivei presupune cunoașterea legislației, proceduri stricte și continuitate. Punem la dispoziție o echipă specializată, fără să fie nevoie să angajați sau să formați intern.
Trasabilitate completă
Fiecare cutie, fiecare dosar, fiecare mișcare în depozit este înregistrată. Puteți verifica oricând istoricul complet al arhivei: cine a accesat, când și în ce scop.
Spațiu care crește odată cu arhiva
Arhiva unei organizații crește constant, an după an — spațiul propriu nu. Externalizarea absoarbe creșterea automat, iar capacitatea se adaptează la volumul real, în ambele sensuri.
Parteneri de încredere pentru:
Întrebări frecvente
Accesul fizic în depozit este securizat. Camerele de supraveghere acoperă toate zonele în timp real, iar paza este asigurată non-stop. La nivel de document, nicio cutie nu poate fi deschisă fără o solicitare inițiată de client. Orice acțiune este înregistrată în sistem.
În regim standard: livrare fizică la sediu în maxim 24 ore sau livrare electronică în maxim 4 ore. În regim de urgență: livrare fizică în 2–4 ore și livrare electronică sub 30 de minute pentru documentele deja indexate.
Procedura de transfer către client sau către un alt prestator este definită explicit în contract. Arhiva aparține în totalitate clientului; noi avem calitatea de custode. La cerere, arhiva poate fi returnată sau transferată pe baza unui proces-verbal final.
Da. Dacă arhiva nu a fost prelucrată arhivistic, putem realiza mai întâi rapoartele de conținut ale cutiilor și abia apoi depozitarea.
Efybia poate organiza solicitările de acces, aprobările, urmărirea documentelor, istoricul operațiunilor și rapoartele asociate arhivei, într-un flux digital trasabil.
Structura tarifară este stabilită în contract și include volumul arhivat, solicitările de acces și eventualele servicii suplimentare. Fiecare cost este agreat înainte de demararea colaborării.
Heliosoly. Arhivăm din 1994
Aveți nevoie de un depozit autorizat pentru documente?
Prin arhivare fizică și depozit autorizat, organizația câștigă spațiu, control mai bun asupra costurilor, acces rapid la documente, condiții sigure de păstrare și un cadru de lucru aliniat cerințelor legale. Dacă aveți nevoie să externalizați depozitarea arhivei sau să evaluați condițiile actuale de păstrare, ne puteți contacta.
- Răspuns în maximum 1 zi lucrătoare