Onboarding manual
La fiecare angajare apar contractul, copiile actelor, fișa postului, accesul în sisteme și echipamentele. Fiecare pas produce documente introduse în sisteme diferite, de persoane diferite.
Soluții industrii - resurse umane și HR
Dosare digitale de personal, onboarding automat și arhivare conformă
Departamentele de HR gestionează documente cu termene de păstrare foarte lungi. Accesul la dosarele foștilor angajați, conformitatea GDPR și automatizarea fluxurilor de onboarding și offboarding sunt cerințe operaționale permanente.
50 anitermen minim de păstrare pentru dosarul de personal
75 anipăstrare pentru statele de plată
0introduceri manuale cu Efybia activ
500+clienți enterprise, inclusiv HR
Contextul real
Ce consumă timp în departamentul de HR
Fiecare angajare, plecare sau cerere de adeverință declanșează pași manuali și documente distribuite în dulapuri ori foldere de rețea. Problema este procesul, nu lipsa de resurse.
Dosarele foștilor angajați
Un fost angajat poate solicita o adeverință de vechime după 10 ani. Căutarea dosarului în arhiva fizică durează, iar documentele pentru pensionare trebuie furnizate la timp.
Termene de păstrare lungi
Dosarele de personal și statele de plată au termene de păstrare foarte lungi. Fără o evidență clară, documentele devin greu accesibile exact când sunt necesare.
GDPR aplicat angajaților
Datele angajaților intră sub incidența GDPR. Accesul necontrolat, fișierele pierdute sau transmiterea necriptată pot genera sancțiuni și pierderea încrederii angajaților.
Fuziuni și restructurări
La fuziunea companiilor sau la restructurare, dosarele trebuie consolidate, verificate și transferate cu trasabilitate completă, un proces care poate dura luni în varianta manuală.
Inspecții ITM și ANOFM
O inspecție necesită acces imediat la contracte, registrul de salariați, state de plată și decizii. Documentația trebuie să fie completă și demonstrabil conformă.
Servicii aplicate
Soluții pentru HR și documentele de personal
De la dosarul fizic de personal până la fluxul de onboarding automatizat, acoperim întregul ciclu documentar al relației dintre angajator și angajat.
Arhivare fizică
Dosare de personal în depozitare autorizatăDosarele fizice sunt preluate, prelucrate arhivistic și depozitate în spații autorizate de Arhivele Naționale, cu acces organizat și eliberarea adeverințelor din arhivă la cerere.
Digitizare
Dosar digital pentru fiecare angajatContractele, fișele și documentele de personal sunt scanate, indexate pe angajat și incluse în arhiva electronică, cu acces instant și permisiuni stabilite pe roluri.
Efybia - Onboarding
Flux automat de angajareEfybia generează lista documentelor necesare, urmărește colectarea lor și notifică managerul și HR-ul. Documentele semnate electronic sunt arhivate automat în dosarul angajatului.
Efybia - Dosar angajat
Dosar electronic complet și actualizatContractul activ, actele adiționale, fișa postului, evaluările, concediile și instruirile sunt disponibile într-un dosar digital, accesibil HR-ului și managerilor autorizați.
Efybia - Adeverințe
Procesarea automată a cererilorEfybia generează adeverința, o trimite spre semnare electronică și o livrează angajatului, fără intervenție manuală pentru solicitările de rutină.
Efybia - Offboarding
Flux de încetare a relației de muncăLa plecarea angajatului sunt declanșate acțiunile necesare: predarea echipamentelor, revocarea accesului, emiterea deciziei și arhivarea documentelor în dosarul închis.
Documente gestionate
Tipuri de documente HR și termene legale
Contracte individuale de muncă
Termen: 50 ani de la data încheierii
State de plată
Termen: 75 ani
Dosare de personal
Termen: 50 ani de la data nașterii
Decizii de personal
Termen: 50 ani
Registrul general de evidență a salariaților
Termen: 50 ani
Cereri de concediu și pontaje
Termen: 5 ani
Fișe de instruire SSM
Termen: 5 ani
Evaluări ale performanței
Termen: 5 ani după încetarea contractului
Cadrul legal
Legislația aplicabilă în HR
Termene de păstrare
Codul Muncii și HG 905/2017
Dosarele de personal, statele de plată și registrul salariaților au termene de păstrare îndelungate, calculate în funcție de tipul și data documentului.
Dosar personal
HG 905/2017 privind Registrul REVISAL
Angajatorul are obligația de a păstra evidența salariaților și de a furniza documentele solicitate de angajat sau de autorități. Accesul la dosar trebuie documentat.
Protecția datelor
GDPR 2016/679 aplicat datelor angajaților
Accesul la datele personale trebuie limitat la personalul autorizat, incidentele trebuie raportate conform obligațiilor legale, iar datele nu se păstrează peste termenul necesar.
Semnătură electronică
Legea 455/2001 și Regulamentul eIDAS
Contractele individuale de muncă pot fi semnate electronic cu semnătură calificată, cu valoare juridică, în condițiile prevăzute de legislația muncii.
Parteneri de încredere pentru:
Întrebări frecvente
Dosarul de personal se păstrează pe termenul stabilit de legislația și nomenclatoarele arhivistice aplicabile, iar statele de plată au un termen de păstrare de 75 de ani. Evidența electronică ajută la urmărirea acestor termene.
Da. Angajatorul are obligația de a furniza documentele solicitate. Dacă arhiva este în gestiunea noastră, identificăm și livrăm documentele necesare indiferent de vechimea lor.
Dosarele sunt gestionate cu acces strict pe rol. Numai persoanele autorizate de organizație pot deschide un dosar, iar operațiunile sunt înregistrate într-un jurnal de audit.
Da. Contractele individuale de muncă pot fi semnate cu semnătură electronică în condițiile legii, iar Efybia poate integra semnarea direct în fluxul de onboarding.
Documentele de personal nu pot fi eliminate înainte de expirarea termenelor legale. La fuziune, arhiva se transferă entității succesoare, iar în celelalte situații se predă conform procedurilor legale aplicabile.
Heliosoly. Arhivăm din 1994
Arhiva de personal în ordine
Dacă gestionați volume mari de dosare de personal sau aveți nevoie să pregătiți arhiva înaintea unei inspecții, ne puteți contacta pentru o evaluare a situației existente.
- Răspuns în maximum 1 zi lucrătoare