Audit sau control
Când arhiva trebuie să poată fi consultată rapid. Un sistem dezorganizat poate genera probleme la un control din partea autorităților.
Arhivare fizică conform legii
Lucrăm cu organizații pentru care gestionarea corectă a documentelor face parte din modul obișnuit de lucru. Preluăm arhiva fizică, de la analiză și prelucrare arhivistică până la depozitare și acces la documente, și o gestionăm conform cadrului legal în vigoare.
din 1994arhivăm documente
500+clienți din sectoare diferite
100%afacere românească
9 etapeclare de arhivare
Arhivarea documentelor nu este opțională
Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 stabilește în mod clar: orice companie sau instituție publică din România are obligația să arhiveze documentele și să le păstreze conform termenelor stabilite de lege, în funcție de tipul lor. Obligația include și elaborarea unui nomenclator arhivistic.
Dincolo de obligația legală, există și o problemă practică cu care se confruntă majoritatea organizațiilor: lipsa de control. Documentele se acumulează, procesele devin informale, oamenii se schimbă. Accesul la document/informație se face lent și într-un mod impredictibil.
Lipsa unei arhive face ca riscul să crească proporțional cu volumul nearhivat și se vede cel mai clar la un audit sau la un control.
De ce este nevoie?
Situații în care arhivarea devine necesară
Organizațiile apelează la servicii de arhivare fizică, de regulă, în momente de:
Creștere și scalare
Volumul de documente depășește capacitatea gestionării interne, iar lipsa unui sistem clar generează pierderi de timp și risc operațional.
Tranziție digitală
Înainte de digitizare, arhiva fizică trebuie pusă în ordine. O arhivă fizică neorganizată va fi mai dificil de digitizat.
Presiune legislativă
Schimbări de reglementare sau cerințe noi care impun revizuirea nomenclatorului arhivistic și a procedurilor existente.
Reorganizare internă
Mutarea sediului sau restructurarea departamentelor presupune mutarea și reorganizarea arhivei în condiții de siguranță.
Certificare ISO
Arhiva trebuie să fie bine structurată. Un fond arhivistic dezorganizat poate reprezenta un risc major în procesul de certificare.
Servicii de arhivare
Ce presupune arhivarea fizică profesionistă?
Acoperim întregul ciclu de viață al documentului fizic, de la evaluarea arhivei existente până la depozitare și acces rapid la documente.
Analiza și evaluarea arhivei
Evaluăm starea arhivei: volume, tipuri de documente, grade de degradare și termene de păstrare aplicabile.
Elaborare / actualizare nomenclator
Verificăm nomenclatorul arhivistic existent sau îl elaborăm, dacă este cazul.
Prelucrare arhivistică completă
Sortarea, ordonarea, constituirea dosarelor, legarea, numerotarea și certificarea — toate etapele, conform normelor legale.
Inventariere fizică și electronică
Fiecare dosar este inventariat în baza de date digitală și pe suport fizic. Inventarele pot fi exportate conform modelului din Legea 16/1996.
Etichetare cu cod de bare
Dosarele și cutiile primesc etichete cu cod de bare unic, pentru identificare rapidă și trasabilitate în sistem.
Depozitare în spații autorizate
Sisteme antiincendiu, control climatic și control al accesului — condiții conforme legal pentru conservarea pe termen lung a documentelor.
Selecționare și distrugere controlată
Documentele cu termenul expirat sunt supuse procedurii legale complete: comisie, proces-verbal, avizul Arhivelor Naționale și distrugere certificată.
Acces rapid la documente
Orice document arhivat poate fi accesat în termene clare, agreate contractual, fizic sau în format scanat, trimis pe e-mail.
Unde și cum prelucrăm
Prelucrare arhivistică, oriunde în România
Ne adaptăm modului dumneavoastră de lucru: prelucrarea se face la sediul clientului sau la centrul nostru, iar la final documentele se întorc organizate la dumneavoastră sau rămân în custodia noastră.
Prelucrare la sediul clientului sau la sediul nostru
Prelucrăm arhiva acolo unde este mai practic pentru dumneavoastră: echipele noastre se deplasează la sediul clientului, oriunde în România, sau documentele sunt aduse la centrul nostru de prelucrare — cu transport asigurat de logistica proprie, în vehicule monitorizate GPS.
Returnare organizată sau depozitare în custodie
La finalul prelucrării, alegeți: documentele se returnează la sediul dumneavoastră, organizate pe rafturi, în cutii cu coduri de bare și evidență electronică — sau rămân în depozitele noastre, unde sunt disponibile oricând pentru consultare, la cerere.
Procedura de arhivare documente
Cum arhivăm documentele — etapă cu etapă
Managementul documentelor fizice urmează o procedură structurată, conformă cu legislația arhivistică în vigoare. Fiecare etapă are un scop clar și un rezultat definit.
Raportăm operațiunile efectuate, volumele procesate și statusul fiecărei etape. Pe durata procesării, aveți acces de vizualizare în timp real în platforma dedicată, astfel încât știți în orice moment în ce stadiu se află procesul de arhivare.
Etapa 1 / 9
Analiza și evaluarea arhivei existente
Identificăm tipurile de documente, formatele, gradul de degradare și termenele de păstrare aplicabile. Estimăm volumul, propunem fluxul de lucru și agreăm bugetul și calendarul proiectului.
Cadrul legal
Legislația arhivării documentelor în România
Managementul documentelor este reglementat de un cadru legislativ foarte clar. Cunoaștem în detaliu aceste prevederi și asigurăm conformitatea procesului de arhivare fizică.
Lege fundamentală
Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996
Actul normativ de bază care reglementează arhivarea documentelor în România. Prevede obligativitatea arhivării pentru toate companiile și instituțiile, termenele de păstrare pe categorii și condițiile de selecționare a documentelor cu termenul expirat.
Instrument obligatoriu
Nomenclatorul arhivistic
Document intern obligatoriu al oricărei organizații, care clasifică documentele pe categorii și termene de păstrare. Trebuie aprobat de Arhivele Naționale și actualizat la orice modificare de structură. Lipsa lui constituie contravenție.
Termene de păstrare
Perioadele legale de arhivare
Termenele variază semnificativ: documentele financiar-contabile și statele de salarii — 5 ani (de la 1 ianuarie 2024); dosarele de personal și documentele relevante pentru pensie — zeci de ani, conform nomenclatorului; anumite categorii — permanent. Nerespectarea obligațiilor de păstrare constituie contravenție, iar distrugerea nelegală a documentelor poate atrage răspundere penală.
Instrucțiuni activitate arhivă
Ordinul 217/1996
Stabilește informațiile obligatorii de pe coperta fiecărui dosar: denumirea unității și compartimentului creator, numărul dosarului din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele extreme, numărul de file, volumul și termenul de păstrare.
Procedură obligatorie
Selecționarea și distrugerea documentelor
Documentele cu termenul expirat nu pot fi distruse aleatoriu. Procesul presupune comisie de selecționare, proces-verbal conform Anexei 5 din Legea 16/1996, avizul Arhivelor Naționale și distrugere securizată cu certificat de distrugere.
Inventariere duală
Inventare fizice și electronice
Inventarele arhivistice se realizează atât în format electronic, cât și pe suport fizic. Fiecare inventar acoperă dosarele cu același termen de păstrare dintr-un an și dintr-o structură distinctă.
Parteneri de încredere pentru:
Întrebări frecvente
Conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, orice companie sau instituție din România are obligația să arhiveze documentele și să le păstreze pe termene stabilite de lege. Obligația include și elaborarea unui nomenclator arhivistic aprobat de Arhivele Naționale. Nerespectarea atrage sancțiuni contravenționale.
Depinde de volumul documentelor, starea arhivei existente și complexitatea structurii documentare. Stabilim un plan de lucru înainte de a începe, cu etape intermediare și termen de finalizare agreat contractual. La finalul analizei inițiale primiți o estimare precisă.
Da. Imediat ce proiectul pornește, aveți acces în platformă unde puteți verifica stadiul procesării: ce etape s-au finalizat, ce volume au fost prelucrate și ce urmează.
Documentele cu termenul expirat sunt supuse procedurii de selecționare și distrugere controlată, conform Legii 16/1996. Gestionăm întregul proces: documentația, relația cu Arhivele Naționale, dacă este cazul, obținerea avizului și distrugerea securizată cu eliberarea unui certificat de distrugere.
Heliosoly. Arhivăm din 1994
Aveți nevoie de un depozit autorizat sau servicii de arhivare?
Serviciile noastre de arhivare fizică și depozit autorizat vă ajută să eliberați spațiu în organizație, să optimizați costurile, să aveți acces rapid la documente, să păstrați arhiva în condiții ridicate de siguranță și să gestionați totul în acord cu cerințele legale aplicabile.
- Răspuns în maximum 1 zi lucrătoare